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Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 21.10.2019

Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein oder Anmeldung zu einer Veranstaltung erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds oder Veranstaltungsteilnehmers (gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DSGVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder und Veranstaltungsteilnehmer erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins, Artikel in Lokalzeitungen, Präsentationen im Rahmen von Mathematikwettbewerben) wird sofern nötig eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein und Externe Teilnehmer

Mit dem Beitritt eines Mitglieds oder bei Anmeldung einer externen Person zu einer Veranstaltung des Vereins, genannt externer Teilnehmer, nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Name

• Geburtsdatum

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

• Bankverbindung

Für jedes interne Mitglied und externen Teilnehmer wird zudem ein Online-Account in der vereinsinternen Datenbank erstellt, die zur Verwaltung der Mitglieder, externen Teilnehmer und Veranstaltungen benötigt wird.

Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Vereinsinterne Datenbank

Die vereinsinterne Datenbank erlaubt Mitgliedern des Vereins und externen Teilnehmern die folgenden erforderlichen Daten anderer Mitglieder und externer Teilnehmer, kurz Nutzern der Datenbank, einzusehen:

• Name

• Anmeldungen zu vergangenen und zukünftigen Veranstaltungen des Vereins

• Rollen im Verein und Eintritt- und Austrittsdatum als Mitglied des Vereins

• Telefonnummer

• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

Die folgenden Daten können von den Nutzern in der Datenbank auf privat (versteckt) gestellt werden um sie nicht länger anderen Nutzern der Datenbank einsehbar zu machen:

• Geburtsdatum

• Mail-Adresse

Der Vorstand, die Webmaster und Administratoren der Datenbank, sowie Organisatoren von Veranstaltungen können diese Daten weiterhin einsehen, um Mitglieder und Veranstaltungsteilnehmer zu kontaktieren und festzustellen welche Teilnehmer minderjährig sind, was für die Organisation von Veranstaltungen relevant ist.

Die folgenden Daten sind nur vom Kassier mit Zugriff auf das Vereinskonto einsehbar:

• Bankverbindung

Die folgenden Daten können freiwillig von den Nutzern der Datenbank zur Verfügung gestellt und gelöscht werden und sind von anderen Nutzern der Datenbank einsehbar:

• Kontaktdaten in anderen sozialen Netzwerken

• weitere Telefonnummern und Mail-Adressen

• weitere Anschriften

• Informationen die zur Organisation von Veranstaltungen von den Teilnehmern benötigt werden, z.B. Besitz einer Bahncard, An- und Abreisebahnhof.

Vereinsinterne Foto-Galerie

Während und außerhalb Veranstaltungen des Vereins erstellte Bilder können in der vereinsinternen Bildergalerie unter qedgallery.qed-verein.de hochgeladen werden. Diese ist nur den Vereinsmitgliedern zugänglich. Personen können einer solchen Veröffentlichung ihrer Bilder widersprechen, die Bilder werden dann entfernt.

Mail-Verteiler

Der Verein nutzt mehrere Mail-Verteiler um Mitglieder des Vereins, Teilnehmer an Veranstaltungen und externe Interessierte über Angelegenheiten die den Verein betreffen zu informieren. Hierzu zählen unter anderem Ankündigungen zu Veranstaltungen des Vereins, interne Bekanntmachungen wie Satzungsänderungen und Wahlen, sowie Informationen über Angebote außerhalb des Vereins, die dem Vereinszweck dienlich sind, zum Beispiel Mathematikwettbewerbe.

Um euch aus einzelnen oder allen Mail-Verteilern austragen zu lassen sendet bitte eine Mail an webmaster@qed-verein.de . Mail-Verteiler für wichtige Informationen an die Mitglieder, z.B. Mitgliederversammlungen, müssen notwendig bestehen bleiben.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern verbleiben alle gespeicherten Daten in der vereinsinternen Datenbank, um Teilnehmerlisten vergangener Seminare fortführen zu können und den Kontakt zwischen Mitgliedern zu ermöglichen.

Die Daten dürfen nur zu vereinsinternen Zwecken verwendet werden und werden gelöscht falls sie nicht länger für den Vereinszweck benötigt werden. Ähnlich werden Teile der Daten auf privat (versteckt) gestellt, wenn nur noch Administratoren, Vorstände und Organisatoren Zugriff auf diese für den Vereinszweck benötigen.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Homepage des Vereins

Auf der Homepage des Vereins wird über Veranstaltungen und das Vereinsleben berichtet. Zweck ist die Öffentlichkeitsarbeit und die Information von Vereinsmitgliedern und Interessenten. Dabei werden ebenfalls Fotos aus der Fotogalerie verwendet, und eventuell Mitglieder, z.B. Organisatoren und Kursleiter, namentlich und in ihrer Funktion genannt. Bei Widerspruch werden diese Nennungen entfernt.

Die Vereinswebseite verfügt auch über einen internen Bereich der nur angemeldeten Mitgliedern zugänglich ist.

Pressearbeit

Der Verein informiert die Tagespresse, in Präsentationen auf Mathematikwettbewerben, und der Internetseite des Vereins über Veranstaltungen und wirbt dort für sich. Dabei können auch Fotos von Veranstaltungen des Vereins eingesetzt werden, die die Teilnehmer zeigen.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Webauftritt des Vereins – Cookies und Log-Dateien

Beim Login in die Datenbank, die Homepage des Vereins, oder andere Seiten des Webangebots des Vereins werden Cookies im Browser des Nutzers angelegt. Diese können vom Nutzer gelöscht werden, sind jedoch für eine Nutzung des Angebots technisch notwendig.

Zusätzlich zu den Cookies werden auf Serverseite automatisiert Daten jeglicher Zugriffe und Aufrufe auf die Website des Vereins, auch ohne Login, gesammelt. Es handelt sich um:

• Die IP-Adresse des Nutzers

• Datum und Uhrzeit des Zugriffs

• Informationen über Browsertyp und -version

• Das Betriebsystem des Nutzers

Diese Logs werden regelmäßig gelöscht, und sind nur von den Webmastern (Administratoren der Webpräsenz) einsehbar. Ein Einsehen der Logs geschieht nur in begründeten Fällen, in Absprache mit den anderen Webmastern, und nur wenn nötig um den Betrieb der Webpräsenz zu gewährleisten.

Sie werden separat von den personenbezogenen Nutzerdaten der Vereinsdatenbank gespeichert.

Auskunftsrecht und Widerspruchsrecht

Das Mitglied hat das Recht auf Auskunft des Vereins über seine gespeicherten Daten sowie auf deren Berichtigung und Löschung (sofern nicht Art. 6, Abs. 1, lit b) oder lit. f) DSGVO betroffen ist). Dieses bezieht sich auch auf eine Einschränkung der Datenverarbeitung oder ein Widerspruch gegen eine Datenübermittlung. Eine entsprechende Anfrage ist per Textform an den Vorstand zu stellen.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Bayern zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html eingereicht werden.

Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Quod Erat Demonstrandum e.V.
z.Hd. Madeleine Bauer
Nibelungenring 29
94365 Parkstetten
Tel.: 0175 3534181
E-Mail: info@qed-verein.de
Website: www.qed-verein.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Jörn Stöhler
Tel.: 01520 7007435
E-Mail: datenschutz@qed-verein.de