Seminarbezuschussung

Worum handelt es sich bei der Seminarbezuschussung/Härtefallregelung?

Da wir allen Mitgliedern ermöglichen wollen, Seminare und Akademien zu besuchen, können finanziell schwächere
Mitglieder eine Bezuschussung beantragen. Die Bezuschussung kann für alle Kosten, die direkt mit dem Besuch einer
Veranstaltung in Verbindung stehen, geltend gemacht werden. Das schließt die Teilnahmebeiträge, Anreisekosten und
Verpflegungskosten während des Seminars auch außerhalb der Jugendherberge mit ein, beschränkt sich aber nicht
notwendigerweise auf sie. Diese Kosten können ganz oder teilweise erstattet werden, sofern dies rechtlich im Rahmen
eines Auslagenersatzes zulässig ist.

Die Bezuschussung, die eine Person im Laufe eines Jahres erhalten kann, ist nicht pauschal beschränkt. Falls der
Teilnahmebeitrag teilweise bezuschusst wird, können weitere Rabatte, wie beispielsweise Vortragsrabatte siehe unten,
den Beitrag weiter reduzieren. Der Teilnahmebeitrag selbst kann nicht negativ werden. Jedoch ist es möglich durch
zusätzliche Bezuschussung anderer Kosten, insgesamt eine Bezuschussung zu erhalten, die den Teilnahmebeitrag
übersteigt.

Für alle bezuschussten Kosten, die nicht der Teilnahmebeitrag sind, gilt:

• Personen dürfen nach der Veranstaltung belegen, welche Ausgaben sie im Zusammenhang der Veranstaltung getätigt
  haben.
• Dies kann durch offizielle Rechnungen oder Eigenbelege passieren.
• Fahrtkosten (Bahnfahrt 2. Klasse) können voll erstattet werden, als Beleg gilt in diesem Fall die Fahrkarte.
• Externe Verpflegungskosten können im Rahmen eines Auslagenersatzes für Verpflegungsmehraufwendungen erstattet
  werden. Der Betrag, der für Verpflegung maximal geltend gemacht werden kann, wird durch die offizielle
  Verpflegungskostenpauschale nach §9 Abs. 4a Einkommenssteuergesetz, berechnet über alle nicht im
  Teilnahmebeitrag inkludierten Mahlzeiten, nach oben begrenzt.
• Der insgesamt durch Rechnungen, Eigenbelege und Fahrkarten belegte Betrag kann anteilig oder komplett erstattet
  werden. Dies liegt im Ermessen der Entscheider über den Antrag (siehe " Wer entscheidet über die
  Bezuschussung?") und kann je nach Veranstaltung oder der aktuellen finanziellen Situation des Vereins variieren.
• Die bezuschusste Person ist angehalten, die Kosten in einem angemessenem Rahmen zu halten. Jedoch ist es
  explizit erlaubt an üblichen Aktivitäten einer QED-Veranstaltung, wie beispielsweise den gemeinsamen
  Restaurantbesuchen, teilzunehmen und diese Kosten geltend zu machen.

Der QED ist ein gemeinnütziger Verein und kann als solcher nicht beliebige Geldmengen an seine Mitglieder
ausschütten. Insbesondere kann es sein, dass aus rechtlichen Gründen nicht alle Kosten, die während einer
Veranstaltung anfallen, erstattet werden können. Der Vorstand ist angehalten, Antragsstellende an die
Härtefallregelung im Rahmen seiner Möglichkeiten auf solche Kosten hinzuweisen, falls es absehbar ist, dass sie
während der Veranstaltung wahrscheinlich anfallen.

Wie beantrage ich eine Seminarbezuschussung?

Wendet Euch am besten persönlich an unseren Kassier:

kassier [a.t ] qed-verein [punkt] de

Der Antrag sollte in Briefform abgefasst sein und neben der Angabe der zu bezuschussenden Veranstaltung eine kurze
Begründung des Antrags enthalten, sowie eine Angabe, in welcher Höhe ihr eine Eigenbeteiligung leisten könnt.

Wie lässt sich sonst noch Geld sparen?

Für Referenten übernimmt der QED einen Teil der Unterbringungskosten (15€ für einen Vortrag, 25€ für zwei Vorträge
und 30€ für drei oder mehr Vorträge). Seminar-Organisatoren erhalten gemeinsam einen Rabatt von 1,2
Teilnahmebeiträgen, die sie frei unter sich verteilen dürfen.

Wer entscheidet über die Bezuschussung?

Der Antrag wird zunächst vom Kassier an den Vorstandvorsitzenden weitergeleitet. Stimmen beide dem Antrag zu, ist
der Antrag erfolgreich, wird der Antrag von beiden abgelehnt, ist der Antrag gescheitert. Herrscht Uneinigkeit
zwischen Kassier und Vorstandsvorsitzenden, so wird bei dem Antragssteller nachgefragt, ob die Mail (in evtl.
anonymisierter Form) an den restlichen Vorstand weitergeleitet werden kann. Wird dies von dem Antragssteller
abgelehnt, so ist der Antrag gescheitert. Wird der Weiterleitung zugestimmt, so entscheidet der gesamte Vorstand per
Abstimmung über den Antrag. Weiterhin erhalten die beiden Kassenprüfer Einblick in die entsprechenden Vorgänge in
nicht-anonymisierter Form. Davon abgesehen werden die Daten strikt vertraulich behandelt und an keine weiteren
Personen weitergeleitet.

Über die Anzahl der Nutzungen der Härtefallregelung wird jährlich in der Mitgliederversammlung berichtet. Dabei
werden Bezuschussungen der Akademie doppelt gezählt, da diese im Normalfall höher sind als die von Seminaren. Dabei
wird weder die Höhe der einzelnen Bezuschussungen noch der Gesamtbetrag erwähnt. Auch wird keine Aussage darüber
getroffen, wie viele verschiedene Antragssteller es gab.

Falls nicht allen Anträgen stattgegeben werden kann, ist der Vorstand angehalten, darauf zu achten, dass

• die Erstattungen möglichst fair zwischen verschiedenen Antragsstellern verteilt werden;
• jüngere Teilnehmende gegenüber älteren bevorzugt behandelt werden.